Dịch vụ karaoke là một ngành kinh doanh rất đặc thù về cả quy định pháp luật, điều kiện kinh doanh cho đến việc quản lý và vận hành cũng không hề đơn giản. Khó khăn thường xuyên xảy ra trong khâu quản lý hàng hoá và tính tiền giờ hát. Ngày này với sự phát triển của công nghệ cho ra đời các phần mềm quản lý quán karaoke. Đây được xem là giải pháp có nhiều tính năng hiện đại, khắc phục hầu hết những nhược điểm của phương pháp quản lý thu công mà bất kỳ ai kinh doanh quán karaoke cũng nên sở hữu. Bài viết sau sẽ giới thiệu đến bạn Top 10+ phần mềm quản lý quán karaoke chuyên nghiệp, tốt nhất hiện nay.
Những khó khăn khi quản lý và vận hàng quán karaoke
Vì là một lĩnh vực kinh doanh khá đặc thù, do đó trong khâu vận hành và quản lý quán karaoke chủ quán sẽ gặp phải rất nhiều khó khăn và hàng loạt vấn đề bất cập như:
- Chủ quán không thể nắm rõ được các phòng đang có khách, phòng đang trống hay, phòng nào cần check out hoặc cần dọn dẹp.
- Nhân viên phục vụ không kiểm soát được những đồ ăn thức uống trong phòng hát, trong kho, dẫn đến thất thoát hay thâm hụt hàng hoá.
- Việc ghi chép khi gọi món thủ công dễ nhầm lẫn, không thể quản lý được hóa đơn tiền phòng dễ xảy ra sai sót khi thanh toán cũng như gây thất thoát doanh.
- Khi làm số liệu kinh doanh, báo cáo doanh thu, chi phí tốn thời gian, công sức và thậm chí sai sót, khó khăn trong tìm kiếm số liệu.
- Chủ quán không thể theo dõi hoạt động vận hành của quán nếu vắng mặt, không kiểm soát được nhân viên hay khách hàng cũng như không nắm được tình hình doanh thu.
Phần mềm quản lý karaoke là công cụ hữu hiệu, giúp tự động hoá hoạt động kinh doanh. Phần mềm sẽ hiển thị những dữ liệu của phòng karaoke như tình trạng hiện tại của phòng, đã trống hay đã có người thuê phòng, thời gian đang thuê là bao lâu, khi nào hết giờ thuê,… Qua đó, giúp chủ quán có thể kiểm soát - kiểm tra hiệu quả hơn và không xảy ra các các thiếu sót và nhầm lẫn không đáng có. Bên cạnh việc giúp quản lý khâu order món chính xác, tính giờ tự động theo máy tính thì còn giúp quán karaoke quản lý được hàng hóa, kho hàng như nhập xuất tồn, tính định lượng hàng hóa, thống kê báo cáo doanh thu, lãi lỗ kinh doanh...
 |
| Phần mềm quản lý tính tiền karaoke giúp vận hành kinh doanh hiệu quả và dễ dàng hơn |
Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý karaoke chuyên nghiệp
Một phần mềm quản lý karaoke sẽ bao gồm 2 chức năng nổi bật chính là quản lý giờ hát và quản lý hàng bán. Ngoài ra sẽ có thêm những tính năng như một phần mềm quản lý kinh doanh thông thường.
1. Quản lý phòng hát
Người dùng sẽ thiết lập các phòng theo nhóm như: phòng thường, phòng vip, super vip… và mỗi nhóm sẽ có mức giá khác nhau. Việc thiết lập này khá đơn giản và tuỳ thuộc vào cách set up và định giá phòng của mỗi quán. Khi khách vào hát nhân viên phục vụ sẽ bắt đầu tính tiền giờ và kết thúc sẽ nhập thông tin, đảm bảo không bị hụt giờ, thiếu giờ và hạn chế xảy ra sai sót.
2. Quản lý hàng hóa trong quán karaoke
Hàng hóa trong quán karaoke thường được phân thành 2 loại chính: Hàng hóa thường (nước ngọt, bánh kẹo, snack…) và hàng hóa chế biến (đĩa trái cây, nước ép, món ăn…). Khi hàng hóa được bán, phần mềm tự động trừ trong kho hoặc trừ nguyên vật liệu với hàng hóa chế biến.Hàng hóa sẽ được tính tiền theo giá đã khai báo. Bạn cũng có thể thiết lập giá bán hàng hóa theo loại phòng tương tự như giờ hát.
3. Quản lý nhập xuất - nhập - tồn kho
Phần mềm quản lý quán karaoke sẽ giúp chủ quản quản lý được lượng hàng tồn kho dựa trên hóa đơn bán ra. Những thông tin trong kho hàng được thể hiện rõ ràng và bạn cũng dễ dàng kiểm tra được tình hình tồn kho. Việc kiểm soát tồn kho giúp biết hàng nào sắp hết để nhập hàng hoặc theo dõi hàng hóa so với thực tế để đo độ thất thoát.
4. Quản lý thu chi, báo cáo hoạt động kinh doanh
Phần mềm sẽ tự động ghi nhận dòng tiền ra vào sổ quỹ ví dụ như: hoạt động thu tiền sẽ được thu ngân quản lý. Còn các khoản chi phí sẽ được quản lý lập phiếu chi… Nhờ vậy mà báo cáo dòng tiền sẽ được thể hiện khá rõ ràng, giúp chủ quán nắm bắt được tình hình kinh doanh của mình. Từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh và kế hoạch điều chỉnh phù hợp.
5. Phân quyền nhân viên chặt chẽ
Hệ thống phần mềm quản lý karaoke được trang bị tính năng phân quyền sử dụng rõ ràng cho từng vị trí nhân viên. Mỗi bộ phận chỉ có khả năng truy cập vào dữ liệu trong phòng hoặc những nơi được cho phép truy cập. Quản lý là người có khả năng theo dõi toàn bộ thông tin của các phòng khác nhau. Qua đó người chủ sẽ biết được phòng nào đang hoạt động hiệu quả, lỗi sai ra sao và quá trình vận hành có bị gian lận hay không.
Top 10+ phần mềm quản lý quán karaoke hiện đại và chuyên nghiệp nhất
Việc quyết định lựa chọn một phần mềm quản lý quán karaoke chuyên nghiệp, phù hợp với ngân sách cũng như mô hình kinh doanh hiện tại của quán karaoke luôn là bài toán khó hiện nay. Nếu còn đang đau đầu vì không biết nên dùng giải pháp nào cho quán của mình thì bạn có thể tham khảo ngay Top 10+ phần mềm quản lý karaoke chuyên nghiệp dưới đây:
1. DanTriSoft
Dân Trí Soft là công ty phần mềm nổi tiếng từ năm 2015, đặc biệt với phần mềm quản lý bán hàng miễn phí dành tặng người kinh doanh Việt Nam và đã có hơn 125.000+ người lấy về sử dụng. Phần mềm quản lý karaoke chuyên nghiệp DanTriSoft với giao diện thân thiện, dễ dùng, hỗ trợ chủ quán quản lý chặt chẽ, hiệu quả và thành công hơn. Có thể nhận định đây là phần mềm quản lý quán karaoke miễn phí chất lượng, uy tín được nhiều quán dùng nhất hiện nay.
 |
| Phần mềm quản lý tính tiền karaoke miễn phí tốt nhất DanTriSoft |
Phần mềm DanTriSoft có đầy đủ tính năng quản lý cơ bản cho một quán karaoke như:
1. Quản lý phòng hát theo khu vực (Khu VIP, khu thường, phòng máy lạnh,...), theo tình trạng phòng (phòng trống, phòng có khách, phòng đặt trước)
2. Tính giờ thông minh: tự động theo phòng/bàn theo khung giờ, tự động ngắt giờ, tự động lễ/tết.
3. Tạo giá bán theo 01 hoặc nhiều loại giá khác nhau cho từng khách hàng, từng thời điểm, từng khu vực, giá theo giờ vàng, giá ưu đãi, khuyến mãi,...
4. In phiếu tính tiền nhiều liên với các khổ giấy như 058, 085, 078, A4, A5...và các loại máy in khác nhau.
5. Báo cáo doanh thu tổng hợp theo ngày, tuần, tháng, năm
6. Báo cáo chi tiết doanh thu theo món hàng để biết món bán tốt, bán kém.
7. Phòng ngừa gian lận, ăn bớt từ thu ngân như xóa bill, xóa hàng, chiết khấu... bằng chức năng kiểm tra lịch sử thao tác ở phần mềm.
8. Thời gian sử dụng vĩnh viễn.
2. POS365
POS365 là phần mềm quản lý quán karaoke toàn diện với tính năng vượt trội mà bất kỳ người chủ quán nào cũng không thể bỏ qua. Phần mềm hỗ trợ chủ quán có thể dễ dàng kiểm soát từ doanh thu, kho vật tư, nhân viên đến khách hàng... POS365 sở hữu nhiều tính năng ưu việt, giúp người dùng nhanh chóng quản lý được công việc kinh doanh quán karaoke, từ đó tiết kiệm được chi phí thuê nhân công cũng như thời gian mà vẫn đảm bảo được việc kinh doanh diễn ra hiệu quả.
- Đồng bộ dữ liệu giữa nhân viên để yêu cầu món từ phòng hát và giúp việc order chính xác hơn, loại bỏ nhiều sai sót.
- Phân loại giá dịch vụ theo từng loại phòng khác nhau, dễ dàng tính tiền.
- Quản lý những phòng trống, phòng đang có người, phòng cần dọn dẹp.
- Tính tiền sử dụng dịch vụ của khách hàng theo khung giờ ngày thường, ngày lễ,…
- Tính tiền phụ thu, phí dịch vụ dễ dàng, quản lý được tình trạng phòng.
- Phân quyền nhân viên chặt chẽ theo các bộ phận như bếp, thu ngân phục vụ.
- Quản lý các thông tin khách hàng như họ tên, địa chỉ, số điện thoại,...
- Báo cáo chi tiết kết quả, hoạt động kinh doanh theo từng thời điểm.
3. Kiot Viet
Phần mềm quản lý karaoke KiotViet giúp bạn quản lý phòng hát theo giờ vô cùng đơn giản, thuận tiện. Phần mềm sẽ hiển thị thông tin chi tiết về tình hình các phòng, hàng hóa theo thời gian thực, giúp nhân viên dễ dàng sắp xếp khi có khách đặt phòng, thể hiện sự chuyên nghiệp và tăng năng suất làm việc. Với KiotViet việc kinh doanh quán karaoke của bạn sẽ trở nên dễ dàng thuận tiện hơn bao giờ hết. Các tính năng nổi bật của Kiot Viet gồm có:
- Theo dõi chi tiết và kiểm soát hiệu quả tất cả các dịch vụ mà quán cung cấp như đồ ăn, thức uống, phòng hát,...
- Hỗ trợ cho việc tính tiền của thu ngân, đưa đến sự chính xác cao và giảm tình trạng thất thoát tiền cho quán.
- Cho phép người dùng quản lý thông tin theo từng phòng, từng chi nhánh.
- Tính năng quản lý tiền phòng trực tiếp, tìm kiếm phòng và sắp xếp danh sách hóa đơn.
- Dễ dàng nhập – xuất hóa đơn ra nhiều định dạng khác nhau.
- Toàn bộ giao dịch như đặt phòng, gọi đồ ăn hay đồ uống đều được ghi lại toàn bộ một cách chi tiết, có hệ thống.
- Lưu đầy đủ thông tin khách hàng
 |
| Phần mềm quản lý tính tiền karaoke dễ dùng Kiot Viet |
4. Vietbill
Phần mềm quản lý tính tiền karaoke Vietbill có giao diện đơn giản, trực quan, người dùng có thể dễ dàng làm quen và sử dụng. Phần mềm có đầy đủ tất cả các tính năng cần thiết như: Quản lý thu chi, xuất và tạo hoá đơn chi thu – quản lý hàng hoá… Với Vietbill bạn chỉ cần vài thao tác đơn giản là đã có một hóa đơn hoàn chỉnh mang phong cách chuyên nghiệp và tiện lợi. Một số tính năng nổi bật của phần mềm:
- Hỗ trợ tính tiền, tính giờ hát nhanh chóng, tiện lợi.
- Hỗ trợ giá giờ theo từng phòng khác nhau, có thể tạo giá tăng vào cuối tuần.
- Hệ thống phân quyền rõ ràng để bảo mật thông tin, tránh gian lận.
- Hỗ trợ giảm giá với từng nhóm khách hàng riêng, bao gồm giảm giá tiền mặt và giảm giá theo phần trăm.
- Hỗ trợ ghi nợ khách hát karaoke nếu khách muốn nợ hóa đơn và có báo cáo nợ trong ngày và trong tháng.
- Báo cáo thống kê theo ngày, tháng, năm và tất cả báo cáo đều có thể xuất ra excel.
5. PosApp
Phần mềm quản lý karaoke Posapp là giải pháp hỗ trợ người dùng trong các hoạt động như: quản lý tình trạng phòng hát, theo dõi được hoạt động xuất bill, quản lý xuất nhập kho, thu chi theo kỳ, thông tin khách hàng,...Tất cả được tích hợp trên một phần mềm giúp người dùng có thể thuận tiện theo dõi cũng như quản lý. PosApp phù hợp với mọi mô hình kinh doanh quán hát với các tính năng nổi bật như:
- Quản lý phòng đã được đặt trước, quản lý phòng trống và sắp xếp phòng.
- Tính tiền sử dụng giờ dịch vụ theo khung giờ, ngày thường, ngày lễ.
- Tính tiền phụ thu, phí dịch vụ dễ dàng.
- Phân loại giá dịch vụ theo các loại phòng khác nhau như phòng vip, phòng thường.
- Chức năng tính tiền theo block giúp làm tròn thời gian sử dụng dịch vụ theo mức 15 phút, 30 phút hoặc 1 giờ.
- Phần mềm có thể cài đặt được trên nhiều thiết bị khác nhau: máy tính, laptop, điện thoại, máy tính bảng...
 |
| Phần mềm quản lý quán karaoke chuyên nghiệp PosApp |
6. BigBuy
Phần mềm quản lý karaoke Bigbuy có giao diện đơn giản, nhân viên có thể dễ dàng làm quen sau vài phút chỉ với vài thao tác đơn giản. Phần mềm có đầy đủ tính năng để bạn quản lý quán karaoke, trong đó, tính năng cơ bản nhất đó là quản lý bán hàng, tính toán giờ hát nhanh chóng, chính xác, giúp tiết kiệm nhiều chi phí, công sức. Ngoài ra , phần mềm còn cho phép bạn đánh giá, quản lý hàng hóa, nhân viên, phòng hát và tính năng mở rộng cung cấp bảng báo cáo công nợ và tích hợp gửi tin nhắn qua điện thoại. Một số tính năng nổi bật của phần mềm BigBuy:
- Tự động tính giờ hát bằng cách tích hợp với màn hình karaoke được lắp đặt trong từng phòng hát.
- Lập bảng giá cho toàn bộ dịch vụ và cập nhật giá tăng giảm nếu cần thiết.
- Ghi nhận số phòng và thời điểm vào rõ ràng giúp xác định phòng trống và phòng đang sử dụng.
- Tự động tính toán chi phí đồ ăn, đồ uống qua việc kiểm nhận số lượng sản phẩm còn dư tại phòng hát.
- Tích hợp chức năng phân cấp, phân quyền giữ người chủ và nhân viên, mọi thao tác của nhân viên trên máy đều được ghi lại đầy đủ.
- Thông tin của mọi khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ tại quán karaoke đều được phần mềm lưu trữ.
- Thông báo tới khách hàng qua tin nhắn về các đợt khuyến mãi, tri ân khách hàng sắp tới.
- Xuất báo cáo thống kê chi tiết theo ngày, tuần, tháng, quý,...
- Người chủ có thể theo dõi hoạt động kinh doanh từ xa thông qua tính năng báo cáo trực tiếp qua điện thoại.
7. VzSoft
Vzsoft là phần mềm quản lý tính tiền karaoke miễn phí được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Giải pháp này giúp chủ quán tính toán tiền dễ dàng, quản lý mọi vấn đề trong quán một cách linh hoạt. Tuy có giao diện hơi khó nhìn và nhiều chữ nhưng Vzsoft cũng sở hữu đầy đủ các tính năng và nghiệp vụ của một phần mềm quản lý quán karaoke từ đặt phòng, chuyển đổi phòng, oder, gọi dịch vụ cho đến hỗ trợ tạo các phiếu thu, chi và in phiếu thu chi, xem báo cáo doanh thu khi cần... Một số tính năng nổi bật của phần mềm như:
- Quản lý sơ đồ theo khu vực (Khu VIP, khu thường, phòng máy lạnh,...), phòng trống, phòng có khách, phòng đặt trước
- Chức năng chuyển phòng, gộp phòng, tách phòng....bằng thao tác rất đơn giản, nhanh chóng.
- Cho phép tạo giá bán theo 01 hoặc nhiều loại giá khác nhau cho từng khách hàng, từng thời điểm, từng khu vực, giá theo giờ vàng, giá ưu đãi, khuyến mãi,...
- Chức năng giảm giá trên toàn bill hoặc trên từng sản phẩm theo % giá trị giảm giúp cho người dùng linh động trong việc áp dụng các chương trình giảm giá, khuyến mãi, thẻ Vip,...
- In phiếu tính tiền theo từng khổ giấy khác nhau theo mong muốn của khách.
- Hỗ trợ kiểm soát số lần in và kiểm soát phiếu có gian lận khi tính tiền, quản lý lịch sửa thao tác của nhân viên.
- Báo cáo doanh thu theo ca, theo nhân viên, theo ngày, tháng, quý, năm…in báo cáo doanh thu.
 |
| Phần mềm quản lý tính tiền karaoke miễn phí Vzsoft |
8. Sapo Pos
Sapo Pos là phần mềm quản lý phần mềm quản lý tính tiền karaoke được thiết kế với giao diện dễ nhìn, dễ dàng thao tác. Phần mềm hỗ trợ người dùng quản lý các hoạt động như xuất bill, nhận đơn, chuyển hóa đơn từ bếp, quản lý xuất nhập kho, thu chi theo kỳ, thông tin khách hàng,... phù hợp với mọi mô hình kinh doanh quán hát. Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý quán karaoke của Sapo:
- Quản lý danh sách khu vực, danh sách phòng, loại phòng với số lượng không hạn chế.
- Màn hình gọi món đơn giản, dễ thao tác, xem thời gian khách ca dễ dàng.
- Hệ thống tự động tính tiền giờ của khách theo bảng giá giờ đã được thiết lập trước đó.
- Tính tiền sử dụng giờ dịch vụ theo khung giờ, ngày thường, ngày lễ.
- Quản lý phòng trống, phòng đặt trước hoặc đang có khách để sắp xếp.
- Chức năng tính tiền theo block giúp làm tròn thời gian sử dụng dịch vụ theo mức 15 phút, 30 phút hoặc 1 giờ.
- Sử dụng điện thoại, máy tính bảng, máy tính cho đến các thiết bị chuyên dụng để quản lý.
9. OXU
OXU là phần mềm quản lý karaoke chất lượng, có giao diện vô cùng thu hút, hợp với lĩnh vực kinh doanh karaoke, người dùng có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng. Phần mềm này có thể đáp ứng được những tính năng cơ bản của việc quản lý phòng karaoke như: Thống kê số giờ hát, tính doanh thu, quản lý khách hàng... OXU được nhiều chủ quán tin tưởng và đánh giá cao, điều này không chỉ đến từ giao diện bắt mắt của nó mà ở chính khả năng cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng và thuận tiện. Một số tính năng nổi bật có thể kể đến của phần mềm như:
- Thiết lập sơ đồ phòng hát theo từng khu vực khác nhau.
- Quản lý hàng hóa, thiết bị trong phòng karaoke.
- Quản lý những khoản thu chi phát sinh trong quán karaoke.
- Tính toán giờ hát, chi phí hát nhanh chóng.
- Lưu lại thông tin của các khách hàng đã từng hát tại quán.
- Hệ thống phân quyền tài khoản, nhân viên rõ ràng, chi tiết, có tính bảo mật.
- Báo cáo doanh thu, lợi nhuận và báo cáo đặt phòng, trả phòng, nhận phòng.
 |
| Phần mềm quản lý tính tiền karaoke Oxu |
10. SUMI
Nếu đang tìm kiếm một phần mềm quản lý karaoke chuyên nghiệp và chất lượng, bạn không nên bỏ qua SUMI. Đây là phần mềm có nhiều tính năng hiện đại, giúp bạn quản lý karaoke theo phòng, giám sát chi tiết từng phòng cũng như quản lý thu chi ở phòng đó. Thiết lập đơn giá phòng hát theo nhiều khung giờ khác nhau giờ đây thật đơn giản với SUMI, thậm chí bạn còn quản lý được danh mục bài hát đang là xu hướng trên thị trường âm nhạc hiện nay. Các tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm:
- Thiết lập đơn giá cho phòng hát theo từng khung giờ, thiết lập giá với những hàng hóa bán kèm.
- Quản lý danh mục phòng hát và tính toán giờ hát tự động.
- Quản lý đặt phòng trước từ khách hàng, biết được số khách sẽ đến để chủ động phục vụ.
- Quản lý các phiếu chi, phiếu thu chính xác và khoa học.
- Hệ thống báo cáo trực tuyến có thể truy cập từ xa và theo dõi mọi hoạt động của quán ở mọi lúc mọi nơi.
11. Tuki Kara
Tuki Kara là phần mềm quản lý quán karaoke có giao diện dễ nhìn, tối giản, thân thiện. Chỉ mất 15 phút là người dùng có thể cài đặt , sử dụng phần mềm để quản lý được quán karaoke của mình một cách chuyên nghiệp nhất. Phần mềm không phụ thuộc vào mạng Internet nên hoạt động rất ổn định. Đây chắc chắn sẽ là phần mềm giúp quán karaoke của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn, hiện đại hơn trong mắt khách hàng. Một số tính năng nổi bật của phần mềm:
- Quản lý khách hàng, cửa hàng, nhân viên và hàng hóa một cách thông minh.
- Tính năng nhắc sinh nhật khách hàng, thông báo các hàng hóa trong kho sắp hết,...
- Hỗ trợ cài đặt giá phòng theo phòng, khu vực, theo giờ.
- Hỗ trợ chuyển bàn, gộp bàn, chuyển khu vực.
- Quản lý kho hàng.
- Bảo mật với phân quyền theo nhóm người dùng.
- Có khả năng sao lưu, khôi phục dữ liệu nhanh chóng, bảo mật thông tin.
- Quản lý doanh thu theo ngày, theo ca, theo nhân viên, in báo cáo doanh thu, báo cáo kết ca.
 |
| Phần mềm quản lý quán karaoke Tuki Kara |
Bài viết trên đã tổng hợp Top 10+ phần mềm quản lý quán karaoke được các chủ quán đánh giá chuyên nghiệp và chất lượng nhất hiện nay. Bên cạnh các tính năng cơ bản thì mỗi giải pháp đều có những ưu điểm nổi bật riêng. Hy vọng qua những thông tin hữu ích trên, bạn sẽ lựa chọn được phần mềm đáng tin cậy, đáp ứng tốt nhu cầu quản lý và đảm bảo vận hành kinh doanh hiệu quả cho quán karaoke của mình nhé!
